Regulamin wynagradzania wymaga zmiany, gdy dyrektywa UE 2023/970 zacznie obowiązywać w polskim prawie, jeśli opisuje zasady płac ogólnikami, a nie kryteriami. Samo przepisanie dokumentu nie wystarczy. Pracownik ma mieć możliwość dowiedzenia się, według jakich obiektywnych i neutralnych płciowo kryteriów ustalono jego wynagrodzenie, więc regulamin musi wskazywać skalę stanowisk, a skala musi istnieć i dać się obronić.
Co dyrektywa zmienia w regulaminie wynagradzania
Do tej pory wiele regulaminów mówi, że wynagrodzenie zależy od stanowiska, kwalifikacji i wyników. Dyrektywa idzie dalej. Wymaga, żeby pracodawca potrafił wykazać obiektywne, neutralne płciowo kryteria, które pozwalają porównać pracę o jednakowej wartości. Dotyczy to ogłoszeń o pracę (widełki lub zakres wynagrodzenia), pytań pracowników o średnie wynagrodzenie na porównywalnych stanowiskach oraz raportowania luki płacowej w firmach określonej wielkości. Dokładne terminy i progi zależą od krajowej ustawy wdrażającej, dlatego przed zmianą dokumentu sprawdź aktualny stan przepisów.
W praktyce regulamin staje się dokumentem, który odsyła do konkretnej skali. Zamiast zdania o tym, że wynagrodzenie zależy od wartości pracy, potrzebujesz opisu: jakie kryteria oceny stosujesz, ile jest grade, jak stanowisko trafia do grade i kto zatwierdza zmiany.
Czy regulamin wynagradzania musi mieć siatkę płac
Przepisy nie nakazują nazwy „siatka płac”, ale dyrektywa wymaga struktury, którą da się wyjaśnić. Siatka płac z grade i widełkami jest najprostszym sposobem, żeby ten wymóg spełnić, bo każde stanowisko ma w niej swoje miejsce, a każde miejsce swoje widełki. Bez niej regulamin zostaje deklaracją, której nie da się zweryfikować. Szczegóły budowy znajdziesz na stronie o siatce płac.
Jak przygotować regulamin w pięciu krokach
- Zbierz listę stanowisk razem z działami i przełożonymi. Zwykle wystarczy eksport z systemu kadrowego albo arkusza.
- Wybierz kryteria oceny. Klasyczny zestaw to wiedza i umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy. Każde kryterium musi mieć opisane poziomy.
- Oceń każde stanowisko i zapisz uzasadnienie. To uzasadnienie będzie podstawą odpowiedzi na pytanie pracownika.
- Ustal grade i widełki. Punkty zamieniasz na grade, a grade na widełki z minimum, środkiem i maksimum.
- Wpisz zasady do regulaminu. Opisz kryteria, procedurę awansu między grade, zasady wyjątków i sposób udzielania informacji pracownikom.
Kroki od drugiego do czwartego wykonasz w arkuszu, ale przy kilkudziesięciu stanowiskach szybko pojawiają się błędy formuł, kilka wersji pliku i brak śladu, kto zmienił ocenę. Porównanie obu podejść opisaliśmy w artykule siatka płac w Excelu czy w programie.
Czego nie wpisywać do regulaminu
Nie umieszczaj w regulaminie konkretnych kwot dla konkretnych osób ani listy wypłat. Regulamin opisuje zasady, a nie wynagrodzenia. Nie wpisuj też kryteriów, których nie umiesz zmierzyć, takich jak ogólne zaangażowanie. Każde kryterium musi mieć opis poziomów, inaczej dwie osoby ocenią to samo stanowisko różnie, a pierwszy spór o płace pokaże, że skala nie jest obiektywna.
Unikaj też zapisów, które dają kierownikom nieograniczoną swobodę ustalania stawek poza widełkami. Wyjątki są potrzebne, ale powinny wymagać pisemnego uzasadnienia i akceptacji osoby wskazanej w regulaminie. To one najczęściej tworzą różnice, których firma potem nie umie wyjaśnić.
Jak powiadomić pracowników o zmianie regulaminu
Zmieniony regulamin trzeba doręczyć pracownikom i odnotować, że zapoznali się z jego treścią. Przy dużej liczbie osób najwygodniej zbierać potwierdzenia elektronicznie. Jeśli potrzebujesz do tego podpisów i ścieżki akceptacji, sprawdź, jak działa podpis elektroniczny dokumentów dla firm, który pozwala rozesłać regulamin i zebrać potwierdzenia bez drukowania.
Kto w firmie powinien odpowiadać za regulamin
Najlepiej działa podział na trzy role. Dyrektor HR albo specjalista ds. wynagrodzeń jest właścicielem procesu i pilnuje spójności kryteriów. Dział finansów zatwierdza wartość punktu i budżet na widełki. Kierownicy działów oceniają stanowiska, bo najlepiej znają faktyczny zakres pracy. Zarząd zatwierdza całość. Dzięki temu każda zmiana ma właściciela, a przy pytaniu pracownika wiadomo, kto odpowiada.
Jak sprawdzić, czy regulamin się obroni
Wybierz dwa stanowiska z różnych działów i spróbuj odpowiedzieć na trzy pytania. Dlaczego jedno ma wyższy grade niż drugie? Skąd wynikają widełki każdego z nich? Kto i kiedy zatwierdził ostatnią zmianę oceny? Jeśli odpowiedź wymaga szukania w kilku plikach albo pytania kolegi z HR, system nie jest jeszcze gotowy. W Hierarchii każda ocena ma zapisane punkty, opis poziomu i historię zmian, więc odpowiedź masz od razu.
Ile kosztuje przygotowanie zasad do regulaminu
U zewnętrznego konsultanta przygotowanie skali stanowisk i siatki płac to zwykle projekt na kilka tygodni i koszt liczony w dziesiątkach tysięcy złotych. W programie pierwszą wersję przygotowujesz w jeden dzień roboczy, a abonament zaczyna się od 175 PLN netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym. Dokładne porównanie kosztów znajdziesz w tekście ile kosztuje wartościowanie stanowisk.
Najczęstsze pytania
Czy każda firma musi mieć regulamin wynagradzania?
Obowiązek spisania regulaminu wynagradzania dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób, o ile nie obowiązuje ich układ zbiorowy pracy lub inny dokument o takim zakresie. Mniejsze firmy mogą go mieć dobrowolnie i przy dyrektywie o jawności zwykle warto.
Czy regulamin musi zawierać widełki?
Nie musi zawierać kwot, ale powinien wskazywać, według jakich zasad ustalane są widełki dla grade. Same kwoty trzymaj w siatce płac, którą aktualizujesz częściej niż regulamin.
Jak często zmieniać regulamin wynagradzania?
Zasady zmieniaj rzadko, a siatkę i widełki aktualizuj przy corocznej rewizji płac. Dzięki temu regulamin zostaje stabilny, a zmiany rynkowe wprowadzasz bez nowelizacji dokumentu.
Co zrobić najpierw
Zacznij od oceny stanowisk, bo od niej zależą grade, widełki i zapisy regulaminu. Konto założysz w cenniku, a opis całego procesu znajdziesz na stronie system wynagrodzeń w firmie oraz wartościowania stanowisk.